SIRI HELENE HAUGE Avdelingsdirektør ved Folkehelseinstituttet
Publisert i %1$s Debatt

En hyllest til Prosessen!

Etter å ha vært leder ved Folkehelseinstituttet en stund har jeg kommet til en erkjennelse: Jeg er prosessorientert. Det skriver avdelingsdirektør Siri Helene Hauge i denne kronikken.

 date_range Publisert 8.10.2018

Mange tenker kanskje (som jeg gjorde) at noe av det vanskeligste ved det å være leder er å måtte ta avgjørelser. Det er det imidlertid ikke. Å bestemme er noe av det enkleste ved å være leder. Ofte får man raskt en idé om hvilken retning man bør gå og hvilken avgjørelse som er den riktige. Så hvorfor trenger man likevel prosesser?

Ordet «prosess» har et dårlig rykte. Det kafkaske prosessunivers er klaustrofobisk, uoversiktlig, utenfor kontroll og preget av uforståelige avgjørelser foretatt av usynlige maktstrukturer.

Gerd Liv Valla skrev boken «Prosessen» som handler om opplevelsene rundt avgangen hennes som LO-leder, som sikkert føltes som både urettferdig og utenfor hennes kontroll.

Det kafkaske prosessunivers er klaustrofobisk, uoversiktlig, utenfor kontroll og preget av uforståelige avgjørelser foretatt av usynlige maktstrukturer

I media blir vi pepret av politikere som snakker om «gode prosesser» – uten at det nødvendigvis gir oss innsikt i hva som skal skje videre. Derimot gir definisjonen i Store norske leksikon mer positive assosiasjoner: «Prosess betyr forløp, utvikling eller naturlig utvikling gjennom flere stadier.»

Så hva skal vi med prosesser?

La oss si at «noe» må oppnås, men vi vet ikke helt hvordan vi skal komme dit eller nøyaktig hvor vi skal ende. Da kommer prosessen inn.

Mine synspunkter om prosesser er som følger:

Prosess innebærer å involvere medarbeidere som vil bli berørte av oppgaven eller utfallet, og å få råd og innspill av disse. Dette vil sikre at lederen får kunnskap som han eller hun ikke har, og synspunkter som lederen kanskje ikke har tenkt over.

Alle skal ikke være involvert i alle prosesser. Ofte er det tilstrekkelig å vite hvem som har ansvaret for prosessen, og få informasjon om fremdrift og resultat. Å gå i villrede og lure på om «noen» gjør «noe» skaper utrygghet og misnøye.

Ingen leder innehar all kompetansen som sine medarbeidere besitter. Fagkompetanse, særlig i kunnskapsbedrifter som FHI, må sluses nedenfra og opp for å gi økt kvalitet på sluttresultatet.

Når prosessen er ferdig skal jobben gjøres. Det er som regel ikke lederen selv som skal gjøre arbeidet, men de resterende ansatte.

Innsikt hjelper på motivasjon
Når man har fått deltatt i utformingen, selv om man ikke har fått gehør for alle sine synspunkter, har man likevel en forståelse av hvorfor resultatet er blitt som det er blitt. Man har hørt argumentene som er kommet frem ved å delta i prosessen. Denne innsikten hjelper på motivasjonen og øker sjansen for at alle drar i samme retning.

Noen synes at prosesser er langdryge og byråkratiske og utrolig kjedelige. Det kan jeg ofte være enig i. Det er en kunst å gjøre prosesser passe korte og involvere riktig antall mennesker. Lange prosesser er slitsomme å stå i. En prosess kan noen ganger innebære å sende rundt en epost til noen få medarbeidere for å få innspill. Korte prosesser har også fått ufortjent dårlig rykte!

Det er ikke et mål for en prosess å oppnå konsensus i alle deler av organisasjonen

Vær oppmerksom på at avgjørelser som tas i prosesser ikke er eller skal være demokratiske. Det er ikke et mål for en prosess å oppnå konsensus i alle deler av organisasjonen – det ville sannsynligvis vært tilnærmet umulig og store oppgaver ville stoppet opp på grunn av manglende avgjørelser. Her kan både enkeltpersoner og grupperinger bli misfornøyde med sluttresultatet; enten ved at man mener man ikke er blitt hørt, eller at man simpelthen er uenig i konklusjonene som trekkes. Her gjelder det å skille snørr og barter og vurdere om man faktisk har hatt en dårlig prosess eller om protestene bunner i ren misnøye med innholdet i avgjørelsen.

Prosesser er et demokratiserende virkemiddel men til syvende og sist er det lederne som bestemmer. Har man likevel hatt en prosess forut for avgjørelsene som tas vil man sannsynligvis oppnå mer fornøyde medarbeidere og at jobben som skal gjøres blir av bedre kvalitet og raskere gjennomført. Vinn – vinn.

Ledere vet ikke alt
Ledere vet ikke alt, men skal ha noenlunde oversikt. Prosessen hjelper oss til å få legitimitet i organisasjonen og sikre kvalitet på det vi gjør.

Heia Prosessen!

Del gjerne!

1 kommentar til “En hyllest til Prosessen!

  • Annelise Førsund

    Fabelaktig godt skrevet! Enkelt, to the point og korrekt!! En riktig strålende skriveprosess!!! 👍

  • Legg inn en kommentar